Lecture des comptes et du budget de copropriété avant l'AG

Pour chaque poste, mettez côte à côte trois chiffres : le budget voté l'an dernier, ce qui a été réellement dépensé, et le budget proposé pour l'année suivante. Trois situations méritent une question :

• la dépense réelle dépasse nettement le budget voté : elle annonce une régularisation ;
• le budget proposé augmente fortement sans explication dans la convocation ;
• un poste apparaît pour la première fois.

La méthode Décryptage Copro retient un seuil de 10 % : au-delà, la hausse est chiffrée et fait l'objet d'une question. Ce seuil est un repère de travail, pas une règle de droit.

Exemple fictif, tiré de notre exemple de rapport complet : le poste ménage passe de 12 100 € dépensés à 14 200 € au budget proposé, soit +17 %. L'électricité des parties communes passe de 3 050 € à 3 900 €, soit +28 %. Sur un budget total de 43 580 €, trois postes en forte hausse représentent 3 550 € à faire justifier.

Un poste qui augmente plusieurs années de suite est souvent la meilleure piste d'économies : un contrat reconduit sans remise en concurrence, une formule de révision jamais recalculée. Le rapport le signale. Pour aller plus loin sur ces contrats, voir le contrôle des contrats d'entretien.

Chaque constat du rapport se termine par une question écrite, avec le poste, les deux montants et l'écart en pourcentage. Vous pouvez la recopier telle quelle dans un courrier au syndic.

Le fonds de travaux. Depuis le 1^er janvier 2017, la cotisation annuelle ne peut être inférieure à 5 % du budget prévisionnel. Si un plan pluriannuel de travaux a été adopté, elle ne peut pas non plus être inférieure à 2,5 % du montant des travaux prévus au plan (article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965). Pour le vérifier vous-même : calcul du fonds de travaux et plan pluriannuel de travaux.

Les travaux votés. Ils sont suivis à part des charges courantes. Les sommes appelées doivent correspondre aux décisions de l'assemblée et à leur calendrier : joignez le procès-verbal pour que le rapprochement soit fait.

Les impayés. Les sommes dues par les copropriétaires pèsent sur la trésorerie de tous. Une hausse d'un exercice à l'autre amène une question simple : quelles relances et quelles procédures ont été engagées ? Pour un examen détaillé, voir le contrôle des impayés.

Entre la convocation et l'assemblée, le syndic tient les pièces justificatives des charges à la disposition des copropriétaires, pendant au moins un jour ouvré (article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965). La convocation indique le lieu, les jours et les horaires. Le rapport vous dit quelles factures regarder en priorité : voir le modèle de lettre pour préparer la consultation.

Envoyez vos questions au syndic par écrit avant la réunion. Une question qui appelle un vote doit être inscrite à l'ordre du jour : pour l'assemblée suivante, utilisez le modèle de lettre.

Décryptage Copro n'est pas expert-comptable : il ne tient, ne révise et n'apprécie aucune comptabilité, et n'atteste pas la régularité des comptes. Le rapport compare des montants qui figurent dans vos documents et prépare les questions du conseil syndical, qui exerce lui-même le contrôle prévu par l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Il ne dit pas non plus si une dépense est régulière. La méthode détaille les huit points contrôlés.