Impayés de charges de copropriété : faire le point, chiffres en main

• La relance, puis la mise en demeure. Les frais nécessaires au recouvrement, exposés à compter de la mise en demeure, sont imputables au seul copropriétaire concerné (article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965).
• La déchéance du terme. Si la mise en demeure reste sans effet pendant 30 jours, les provisions de l'exercice non encore échues deviennent exigibles, ainsi que les sommes restant dues des exercices précédents (article 19-2). Le syndic peut alors saisir le tribunal judiciaire selon une procédure accélérée.
• Le seuil d'alerte. Si, à la clôture des comptes, les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles (15 % au-delà de 200 lots), le syndic en informe le conseil syndical et saisit le juge dans le mois pour faire désigner un mandataire ad hoc (article 29-1 A de la loi du 10 juillet 1965).
• Les garanties. La copropriété dispose d'une hypothèque légale sur le lot et peut faire opposition sur le prix en cas de vente.
• La prescription. Selon Justice.fr, le délai pour agir est de 5 ans à compter de la date où la somme est devenue exigible.
• Avant le juge. Pour une dette de 5 000 € ou moins, une tentative de conciliation, de médiation ou de procédure participative est en principe obligatoire avant de saisir le tribunal ; une procédure simplifiée de recouvrement devant un commissaire de justice existe aussi (Service-public.fr).

Le guide « Recouvrement des charges impayées en copropriété : les étapes » détaille ces étapes. Pour une procédure précise, seul un avocat peut vous conseiller.

Exemple fictif : copropriété de 30 lots, budget annuel de 60 000 €.

• Impayés à la clôture de l'exercice précédent : 4 800 €. À la clôture du dernier exercice : 9 300 €, soit +94 % et plus de 15 % du budget.
• Lot 12 : 5 100 € dus, la plus ancienne échéance date de 18 mois.
• Lot 7 : 2 400 € dus depuis 9 mois.
• Cinq autres lots : 1 800 € au total, chacun de moins de 3 mois.
• Frais de recouvrement : 610 € inscrits dans les charges communes.

La lecture est claire : deux lots représentent plus de 80 % des impayés. Les petits retards récents relèvent d'une relance. Les deux dettes anciennes appellent des questions sur la mise en demeure et la suite donnée. Les frais de recouvrement inscrits en charges communes appellent une question sur leur imputation au compte des lots concernés : chaque euro réimputé allège d'autant les copropriétaires qui paient.

Un repère simple pour le suivi : rapportez chaque année le total des impayés au budget voté. Le chiffre seul compte moins que sa tendance, et il se lit avec la trésorerie disponible. Un ratio qui monte deux années de suite justifie une question écrite au syndic et un point à l'ordre du jour.

• À quelle date la mise en demeure a-t-elle été envoyée pour chaque dette de plus de 3 mois ?
• Quelle suite a été donnée après le délai de 30 jours ?
• Une procédure est-elle engagée ? À quel stade en est-elle, et que coûte-t-elle à la copropriété ?
• Les frais de recouvrement sont-ils imputés au compte des lots concernés ?
• Les impayés atteignent-ils 25 % des sommes exigibles à la clôture ? Si oui, le juge a-t-il été saisi ?

Le conseil syndical peut obtenir ces informations par écrit : modèle de lettre pour demander des documents au syndic. Pour en débattre en assemblée : modèle de lettre pour l'ordre du jour.