Appel de fonds ou régularisation de charges : comprendre chaque montant

Une hausse a presque toujours l'une de ces causes. Le rapport dit laquelle, chiffres à l'appui.

• Le budget voté pour l'année est plus élevé que celui de l'année précédente.
• Une régularisation négative s'ajoute : les dépenses réelles ont dépassé les provisions. C'est une somme ponctuelle, qui ne se répète pas forcément.
• Des travaux votés sont appelés ce trimestre.
• Une ligne relève de charges spéciales (ascenseur, chauffage collectif) avec une autre clé de répartition que les charges générales.

Un point à connaître : selon Service-public.fr, le trop-perçu ou le moins-perçu de la régularisation ne devient exigible qu'après l'approbation des comptes par l'assemblée. Si la date d'approbation ne figure pas sur votre décompte, le rapport en fait une question.

Exemple fictif : votre lot représente 150 tantièmes sur 10 000.

• L'an dernier, le budget voté était de 42 000 €. Votre provision trimestrielle : 42 000 € × 150 / 10 000 / 4 = 157,50 €.
• Cette année, le budget voté est de 48 000 €. Votre provision passe à 180 €, soit +14 %.
• S'y ajoute une régularisation de 45 € : les dépenses réelles de l'exercice clos ont atteint 45 000 € pour 42 000 € de provisions, et votre part de l'écart de 3 000 € est de 1,5 %.

Votre appel passe de 165 € à 234 € environ, fonds de travaux compris. La lecture change tout : 45 € ne reviendront pas au trimestre suivant, mais la hausse de 22,50 € de la provision, elle, durera toute l'année. C'est sur elle que porte la question au syndic : quels postes du budget expliquent le passage de 42 000 € à 48 000 € ?

Pour refaire ce calcul avec vos propres chiffres : calcul de votre quote-part de charges.

Une hausse n'est pas une erreur. C'est une dépense à faire justifier. La bonne méthode est une question écrite, précise, avec le montant et le poste concerné. Le rapport la rédige pour vous, et le modèle de lettre pour demander l'explication d'une hausse sert d'enveloppe.

Avant l'assemblée qui approuve les comptes, vous pouvez aussi consulter les factures : voir le modèle de lettre pour consulter les pièces justificatives. Si la réponse ne vient pas, vous pouvez demander l'inscription de la question à l'ordre du jour : modèle de lettre.

Le rapport ne dit pas si une dépense est due ou non. En cas de désaccord persistant sur la répartition ou le montant réclamé, c'est un avocat qu'il faut consulter.

Le contrôle de l'appel de fonds répond à une question simple : d'où vient la hausse. Il sert aussi à préparer la suite. Un poste qui augmente fortement d'une année sur l'autre est souvent une piste d'économies pour l'exercice suivant : un contrat jamais remis en concurrence, une révision de prix mal appliquée. Signalez-le au conseil syndical, qui contrôle la gestion du syndic.

Si plusieurs postes posent question, le lecture des comptes avant l'assemblée compare l'ensemble du budget sur deux exercices. Gardez le rapport avec vos appels de fonds : il servira de point de comparaison l'an prochain.